Uzatvorenie mesiaca je dôležitý krok pre export dochádzky a spracovanie miezd. Po uzavretí dochádzky si zamestnanci tieto údaje už ďalej nemenia.

Zamestnanci musia každý mesiac schváliť a potvrdiť svoju dochádzku v HERON-e. Zvyčajne sa to vyžaduje počas posledných dní daného mesiaca.

Uzatváranie prebieha na troch úrovniach – Zamestnanec, Manažér a Administrátor.

Majte na pamäti, že túto funkciu môžu využívať len zamestnanci s potrebnými oprávneniami.

Zamestnanci

Zamestnanci uzatvárajú mesiac sami sebe.

Zamestnanci môžu tiež zrušiť uzatvorenie, aby urobili zmeny (môžu tak urobiť len ak ich manažér ešte nevykonal mesačnú uzávierku).

Úvodná stránka

Je možné rýchlo uzavrieť vlastný aktuálny mesiac priamo z úvodnej stránky.

Kliknite na tlačidlo Uzatvoriť mesiac.

Dochádzka – Mesačná uzávierka

Prejdite na sekciu Dochádzku a vyberte Uzatvorenie mesiaca.

Každý zamestnanec môže uzavrieť vlastný aktuálny alebo predchádzajúci mesiac a tiež zrušiť uzatvorenie (môže tak urobiť len ak ich manažér ešte nevykonal mesačnú uzávierku).

A) Ikona kalendára – Vyberte mesiac.

B) Časový výkaz – Prejdite na detailné zobrazenie, aby ste zobrazili žiadosti čakajúce na schválenie alebo pracovný čas.

Kliknite na Schváliť.

Ak tlačidlo nefunguje (uvidíte sivé, deaktivované tlačidlo), obvykle to znamená, že niektoré žiadosti v dochádze ešte neboli schválené manažérom. Mesiac môžete uzavrieť iba v prípade, že všetky žiadosti sú manažérom schválené (alebo zamietnuté). Kontaktujte svojho manažéra.

Manažér

Manažéri / vedúci tímov môžu uzavrieť mesiac určitých zamestnancov – ich podriadených.

Manažéri môžu tiež zrušiť uzavretie mesiaca pre seba a svojich podriadených (ak to ešte neschválil Administrátor).

Prejdite na Dochádzku a vyberte Uzatvorenie mesiaca.

Manažér môže uzavrieť mesiac seba a podriadených pre aktuálny a predchádzajúci mesiac a tiež zrušiť uzavretie mesiaca (ak to ešte neschválil Administrátor).

A) Ikona kalendára – Vyberte mesiac.

B) Zobrazenie – Môžete vidieť všetkých (predvolené zobrazenie), len otvorené neschválené mesiace, len chybové, alebo len schválené uzavreté mesiace.

C) Začiarkavacie políčka pre hromadné schvaľovanie – Začiarknite políčko, aby ste vybrali viacerých zamestnancov. Potom kliknite na tlačidlo Schváliť vybrané.

D) Stav – Ikony zobrazujú aktuálny stav zelená=schválené, sivá=neschválené. Napríklad zamestnanec uzavrel mesiac (prvá ikona je zelená), ale manažér mesiac neuzavrel (druhá ikona je sivá). Kliknite na meno zamestnanca alebo stav, aby ste uzavreli jeho/jej mesiac individuálne.

Ak tlačidlo nefunguje (uvidíte sivé, deaktivované tlačidlo), obvykle to znamená, že niektoré žiadosti v dochádze ešte neboli schválené vami. Mesiac sa môže uzavrieť iba v prípade, že všetky dochádzkové žiadosti sú manažérom schválené (alebo zamietnuté). Schváľte alebo zamietnite požiadavky v dochádzke a potom uzatvorte mesiac.

Administrátor

Administrátor nakoniec uzavrie mesiac pre celú spoločnosť.

Administrátori môžu tiež zrušiť uzávierku kohokoľvek, aby urobili zmeny v ich dochádzke.

Prejdite na Dochádzku a vyberte Uzatvorenie mesiaca.

Administrátori môžu uzavrieť mesiac u ktoréhokoľvek zamestnanca pre aktuálny a predchádzajúci mesiac a tiež zrušiť uzavreté mesiace.

A) Ikona kalendára – Vyberte mesiac.

B) Zobrazenie – Môžete vidieť všetkých (predvolené zobrazenie), len otvorené neschválené mesiace, len chybové, alebo len schválené uzavreté mesiace.

C) Začiarkavacie políčka pre hromadné schvaľovanie – Začiarknite políčko, aby ste vybrali viacerých zamestnancov. Potom kliknite na tlačidlo Schváliť vybrané.

D) Stav – Ikony zobrazujú aktuálny stav zelená=schválené, sivá=neschválené. Napríklad zamestnanec uzavrel mesiac (prvá ikona je zelená), ale manažér mesiac neuzavrel (druhá ikona je sivá). Kliknite na meno zamestnanca alebo stav, aby ste uzavreli jeho/jej mesiac individuálne.

E) Tlačidlo Schváliť vybrané – V prípade, že nie všetci zamestnanci a manažéri uzavreli svoj mesiac, môžete to urobiť za nich. Začiarknite štvorčeky vedľa mien, aby ste vybrali viacerých zamestnancov, a potom kliknite na Schváliť vybrané.

F) Schváliť obdobie – Keď všetci zamestnanci majú svoj mesiac uzavretý, uzavrite mesiac pre celú spoločnosť kliknutím na toto tlačidlo.

Ak tlačidlo nefunguje (uvidíte sivé, deaktivované tlačidlo), obvykle to znamená, že niektoré žiadosti v dochádzke ešte neboli schválené. Mesiac môžete uzavrieť iba v prípade, že všetky dochádzkové požiadavky sú spracované, teda schválené alebo zamietnuté (manažérmi či vami). Najprv schváľte alebo zamietnite žiadosti (vy alebo manažéri).

Keď Administrátor uzavrie mesiac v spoločnosti, zobrazí sa potvrdenie s dátumom a časom schválenia.